【ビジネスマナー】取引先へお歳暮を渡す際の挨拶や注意点

お付き合いのある取引先へは、一年の挨拶としてお歳暮を贈りたいこともあります。しかし、相手との良好な関係を築くため、マナーが気になるのではないでしょうか。

ビジネスにおいてのお歳暮の基本的なマナーから、挨拶の仕方まで紹介します。相手に失礼のない対応を心掛けるため、お歳暮のビジネスマナーを確認してみてください。

取引先へのお歳暮は、感謝を直接伝える「手渡し」がベスト

ビジネスにおけるお歳暮は、お世話になった感謝の気持ちを伝える意味があります。お歳暮は手渡しか配送にするかを迷ったら、お歳暮の本来の意味やビジネスでのお歳暮の役割を見直してみるとよいかもしれません。

お歳暮の由来

日本古来では、先祖の霊をお迎えする「御霊祭り」という行事がありました。その際にお供え物として贈り物をしたのがお歳暮の起源で、時代と共に親族同士で食品を贈るようになり、現在のようにお世話になった方への贈り物に変化していきました。

ビジネスでのお歳暮

ビジネスシーンでのお歳暮は、お世話になった方へ一年の感謝の気持ちとこれからもどうぞよろしくという意味を込めて贈り物をします。会社を代表した贈り物のため、個人的な贈り物より重く捉える人が多いことから、基本的なマナーを守ることが大切です。

贈り方は手渡しが基本で、取引先へ挨拶回りするよい機会になります。普段は担当者としか話す機会がない場合でも、お歳暮を直接持参すれば、代表者と顔を合わせる機会があるかもしれません。

お歳暮を贈る取引先は、これからも付き合いがある会社です。だからといって、すべての取引先にお歳暮を贈らないといけないわけではありません。

今年とくにお世話になった取引先に今回だけ贈り物をするなら、お歳暮ではなく「御礼」という形にしましょう。お歳暮は基本的に毎年贈るもののため、1回だけの贈り物とは区別してください。

取引先へお歳暮を渡す時の「挨拶」と「タイミング」

取引先へお歳暮を手渡しする機会は、複数あります。相手が受け取りやすいタイミングを見計らって、お歳暮の品を渡すとよいでしょう。

商談のタイミング

12月に入ってから取引先と商談する機会があるなら、そのタイミングでお歳暮を渡すとよいです。取引先に出向くときは応接室などに通されることが多いため、商談前に手渡すのがポイントです。

応接室に通されたら、相手が部屋に入る前に紙袋から品物を出しておきます。相手が座る前か座って挨拶が済んだら手渡しをして、紙袋は自分で持ち帰ってください。

先方を自社にお招きして商談するときも、挨拶が終わってから商談前に手渡しします。先方はお歳暮の品を持ち帰ることとなるため、持ち運びやすいよう紙袋に入れたまま「紙袋のまま失礼します」と一言添えて手渡ししてください。

挨拶の言葉

お歳暮の品を手渡すときは、「心ばかりのものですがお納めください」や「ほんの気持ちですがお納めください」など一言添えます。また、一年お世話になった感謝の気持ちを伝えるため、「今年もお世話になりました」や「今年もお世話になりありがとうございました」などの言葉も添えるとよいでしょう。

注意したい挨拶の言葉は、「つまらないものですが」と添えることです。謙譲語で相手を立てる意味があり間違っていませんが、最近は「つまらないもの」とそのまま捉える人もいるため、避けるのが無難です。

一言添えるとよい言葉

どのような理由でその品を選んだのか伝えると、相手に気持ちが伝わりやすいです。個人宛てなら「好物だと伺ったので」、スタッフ皆様へは「皆様で楽しんでいただけるように」など想いを伝えてみてください。

お歳暮を持参する際の「事前準備」と「マナー」

取引先へお歳暮の品を持参するときは、先方の都合を考慮しましょう。できれば事前に準備をして、スマートに手渡しできるようにしたいものです。

品物について

会社向けのお歳暮の品物は、皆で分けられるものが基本です。個別包装で分けやすく、好き嫌いが分かれない焼き菓子やジュースなどがおすすめです。

時間帯

先方が忙しい時間帯を避けて、余裕のある時間を選んでください。業種によっても忙しい時間帯は異なりますが、朝と夕方の時間はバタバタしている会社が多いため、避けたい時間帯です。

また、お昼の時間帯も担当者が外出している恐れがあるため避けるようにします。訪問におすすめなのは、10時～11時・14時～16時です。

訪問する時間帯は、事前にアポを取るようにしてください。年末はどの会社も忙しく担当者が不在になる場合があるため、突然訪問せずお伺いしてもよい日時を事前に相談しましょう。

突然訪問したいときでも、事前に今から伺ってもよいか電話するのがマナーです。親しい間柄の取引先であっても、事前に確認してください。

5分前までに到着

約束の時間の5分前までに到着するよう出かけます。受付を済ませたらコートなど上着を脱いで、担当者が到着するのを待ちましょう。

現地に早く到着したときは時間をつぶして、5分前になったら訪問します。もし時間に遅れそうなときは、事前に遅れる旨を連絡してください。

持参方法

お歳暮の品物は、紙袋か風呂敷に包んで持参します。正式なのは風呂敷ですが、紙袋に入れて持参しても構いません。

風呂敷に包むときは、端を結ばない平包みだとスマートに取り出すことができます。品物を渡すときは、紙袋や風呂敷から出して相手に表書きの「お歳暮」の文字が読める方向で手渡してください。

品物は両手で持って手渡すようにします。紙袋や風呂敷は自分で持ち帰るため、一緒に手渡さないよう注意してください。

手渡しが難しい場合には「送り状」を出して「配送」する

お歳暮を手渡しすることが難しく配送するときは、事前に送り状を出します。送り状とは、お歳暮を配送で贈ることを伝える挨拶状のことで、お歳暮の正式なマナーでは事前に送り状を出します。

本来お歳暮は手渡しが基本ですが、遠方の取引先や先方が忙しく会うタイミングがないときは、配送する方法でも失礼ではありません。ただし、いきなりお歳暮を送っても先方が受け取れるかわからないため、再配達の手間を避けるよう事前に送り状を出してください。

取り急ぎ送った旨を伝えたいときは、電話やメールで直接伝えてから、お歳暮の品物と一緒に添え状を同封する方法でも大丈夫です。注意したいのは、送り状はお歳暮の品物が届く前に発送する点です。

送り状の形式

送り状は封筒で送る方法が正式なマナーです。また、はがきで送り状を出すこともできます。

送り状の書き方

送り状は、時候の挨拶、日頃お世話になった感謝の言葉、相手の健康や繁栄を祈る言葉、お歳暮の配送についての情報を含めます。配送日は会社宛てなら平日の営業時間内を指定しておき、送り状にその到着日時を書いてください。

とくに冷凍や冷蔵が必要な品物を送るときは、送り状を出しましょう。賞味期限が短いものを贈るときも、事前の連絡がおすすめです。

取引先からお歳暮をいただいた場合は「お礼状」を忘れずに

ビジネスシーンでは、取引先からお歳暮をいただく機会もあります。お歳暮をもらったら、お礼状を忘れないようにしましょう。

出すタイミング

お礼状は、お歳暮が届いたらできるだけ早く出します。できれば3日以内にお礼状を出すようにしてください。

事情があってお礼状を出すのが遅れるときは、お詫びの言葉を付け加えます。お歳暮の時期はもうすぐ年賀状を出すころですが、年賀状の挨拶とお歳暮のお礼を一緒にする考え方はマナー違反です。

お礼状の形式

お礼状も送り状と同じように、封筒で出すのが正式なマナーです。ビジネスシーンでは正式な対応を心掛けるようにして、縦書きの封書で出します。

親しい間柄の取引先へは、はがきでお礼状を出す場合もあります。取引先との関係性に合わせて、使い分けてみてください。

また、はがきのお礼状は誰に見られてもよい文面にしましょう。最近はメールでお礼状を出すケースもありますが、あくまでも略式だと認識してください。

書き方

お礼状は、時候の挨拶、お歳暮のお礼の言葉、先方の健康や繁栄を願う言葉を書きます。文章の最初と最後には、「拝啓」と「敬具」のようにセットになった頭語と結語を加えて、相手に対する尊敬の念を示す言葉を書きましょう。

時候の挨拶は、季節を表す挨拶のことです。お歳暮のお礼の言葉は、具体的にどう喜んでいるのかの言葉を加えると、相手に気持ちが伝わりやすくなります。

お歳暮の時期は気温が下がる季節で体調を崩す人もいるため、相手の健康を気遣う言葉や、繁栄を願う言葉を加えるとよいです。最後に署名をして終了です。