上司と話す女性

ビジネスでお中元をいただいたら、お礼状を出すべきかどうか悩む場合があるかもしれません。そのようなお悩みがある方へ向けて、ビジネスにおけるお礼状の意味やマナー・文例を紹介します。

お中元のお礼状は「感謝の気持ち」と「受け取りの報告」のため

取引先からお中元をいただいたら、お礼状を送るのが一般的です。お礼状とは、相手に感謝の気持ちを伝える意味と、「お中元を受け取りました」という報告の2つの意味があります。

もしかしたら、お礼状よりお中元のお返しのほうがよいと考えるかもしれません。お返しは必ず必要というわけではありませんが、お礼状は出したほうがよいでしょう。

とくに毎年お中元をいただく間柄であれば、今後もお互いに気持ちよくお付き合いできるように、お礼状を送ることをおすすめします。お礼状はビジネスにおける最低限のマナーと認識するようにしてください。

お礼状は相手への感謝の気持ちを伝える行為のため、書き方やタイミングなどのマナーをしっかり確認しておきたいものです。正しい知識を身につけて、相手が喜んでくれるお礼状を書くことを心掛けましょう。

「タイミング」や「形式」ビジネスでお礼状を出す時のマナーとは

ビジネスシーンにおけるお中元のお礼状には、適切なタイミングや形式があります。どの相手でもタイミングは同様ですが、形式は相手に合わせて使い分けるようにしてください。

タイミング

お礼状を送るタイミングは、お中元が届いたらなるべく早く出すのがマナーです。届いてから2~3日以内にお礼状を送るのが望ましいです。

もしお礼状を出すのが遅れてしまっても、最低でも1週間以内に送るよう心掛けてください。それ以上になるようなら1日でも早くお送りし、お詫びの文面を付け加えるようにしましょう。

またビジネスでのお中元の場合は、「届きました」という報告をメールで送っておき、改めて封書やはがきでお礼状を送る方法もあります。近年ではインターネットの普及により、手軽に連絡が取れるようになりましたが、メールだけのお礼で終わらせず、きちんと書面でお礼状をお送りするとよいでしょう。

形式

ビジネスにおけるお礼状は、縦書きの封書で送るようにします。とくに目上の方へのお礼状は、最も丁寧だとされる縦書きの封書で送る形式がおすすめです。

親しい間柄の方へは、縦書きのはがきでお礼状を送っても構いません。ただし、はがきだと誰でも文章が読めるため、当たり障りのない文章がベターです。

はがきのお礼状は、誰に対してもお送りしやすいメリットがあります。気軽に送りたいときは、はがきや横書きの封書のお礼状でもマナー違反ではありません。

文章のみで硬い印象になるときは、イラストを入れる方法もあります。ただし、ビジネスでのお礼状では、ある程度節度をわきまえたイラストの使用に留めてください。

多くの取引先からお中元をいただく企業では、あらかじめ文章のテンプレートを作成しておくと、スムーズにお礼状を送ることができます。送り先に合わせて多少文章を変えるようにすると、お礼状を作成する手間を削減することができておすすめです。

どのようなお礼状でも、相手に感謝の気持ちが伝わることが最も重要です。お中元のお礼状を送る時期は意外と短いため、お中元シーズン前にテンプレートを作成しておくと、慌てずにすみます。

そのまま使える「ビジネスシーンのお礼状」の文例

女性

お礼状は、頭語と結語を用いるのが一般的です。頭語とは文章の始まりの挨拶で「こんにちは」に当たるもので、結語は文章の終わりの挨拶で「さようなら」のことです。

頭語と結語は組み合わせ方が決まっているため注意してください。始まりに「拝啓」を使って終わりは「敬具」を使用する場合、「謹啓」と「謹白」を組み合わせる書き方もあります。

ビジネスでのお礼状は、宛名欄だけでなく文面の最後にも差出人の氏名を記載するのが一般的です。また、パソコンで作成した文章を印刷する方法もありますが、手書きは温かみがあり、相手への感謝の気持ちが伝わりやすいでしょう。

文例1

「拝啓 〇〇の候、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のご厚情を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、この度は大変結構なお品をお贈りいただき誠にありがとうございました。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますようお願いいたします。
まずは略儀ながら書中をもちまして御礼申し上げます。
敬具」

文例2

「拝啓 ○○の候、貴社益々ご清栄のことお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜わり厚く御礼申し上げます。
さて、この度は大変結構なお品を頂戴いたしまして誠にありがとうございました。
いつもながらお心遣いに深く感謝申し上げます。
暑さ厳しき折柄、皆様のご健勝をお祈り申し上げ、まずは略儀ながら書中を持ちまして御礼申し上げます。
敬具」

文例3

「拝啓 時下ますますご清栄のことお喜び申し上げます。
平素は格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。
さて、この度は結構なお品をご恵贈賜り誠にありがとうございます。
いつもながらのご厚情に対して改めて御礼申し上げます。
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げますとともに、今後とも変わらぬお引き立てのほど宜しくお願いいたします。
まずは略儀ながら書中をもちまして御礼申し上げます。
敬具」

「お礼状」を出すのを忘れてしまった場合はどうする?

お礼状を出すのを忘れてしまっても、きちんと出すのがマナーです。出すのを忘れたと気づいたら、1日でも早くお礼状を出すようにしてください。

遅くなってしまったときは、お礼状にお詫びの言葉を添えるようにしましょう。お詫びの言葉では、なぜ遅れたのか言い訳をするのではなく、素直に謝罪の文章をシンプルに加えるようにしてください。

頭語と時候・お中元のお礼に続いてお詫びの言葉を付け加えます。お詫びの言葉以外は、通常のお礼状と同じです。

また日が経っているため、「このたびは」「先日は」など近い過去を示す言葉は使わないでください。代わりに「その節は」などの言葉を使うとよいでしょう。

文例1

「その節は、結構なお中元の品をいただきありがとうございます。本来なら早々にお礼を申し上げるべきところ、遅くなりまして誠に申し訳ございません。」

文例2

「その節は、お心のこもったお品をいただき、誠にありがとうございました。お礼が遅くなってしまったこと心よりお詫び申し上げます。」

文例3

「その節は、丁寧なお中元のお品をお贈りいただきまして誠にありがとうございます。すぐにでもお礼を申し上げるべきところ、忙しさにかまけて遅くなり申し訳ございませんでした。」

うな重の写真
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